Optimiser ses achats sans changer de fournisseur

Lorsqu’une entreprise envisage d’optimiser ses achats, une inquiétude revient souvent : faudra-t-il remplacer ses fournisseurs actuels ?

La réponse est non.

L’objectif d’une mission d’optimisation n’est pas de bouleverser les habitudes de l’entreprise ni de changer de fournisseur pour obtenir quelques euros d’économies. Il s’agit d’abord de vérifier que les conditions actuelles sont toujours compétitives et adaptées aux besoins de l’entreprise.

Les fournisseurs historiques représentent une vraie valeur

Un fournisseur qui connaît les produits, les exigences qualité, les délais et le fonctionnement de l’entreprise représente un avantage important.

Une relation installée peut apporter :

• une qualité maîtrisée
• une meilleure compréhension des besoins
• une logistique déjà organisée
• une certaine réactivité
• une relation de confiance
• des processus validés par les équipes

Ces éléments doivent être pris en compte dans toute décision achats. Le prix n’est jamais le seul critère.

Cependant, une relation historique ne doit pas empêcher de vérifier régulièrement les tarifs et les conditions négociées.

Commencer par analyser la situation actuelle

Avant de consulter le marché, il est nécessaire de comprendre précisément les achats concernés :

• Quels sont les volumes commandés ?
• Comment les prix ont-ils évolué ?
• Depuis quand les conditions n’ont-elles pas été renégociées ?
• Les besoins de l’entreprise ont-ils changé ?
• Le niveau de qualité et de service est-il satisfaisant ?
• Existe-t-il un risque de dépendance envers ce fournisseur ?

Cette analyse permet d’identifier les véritables leviers de négociation et les éventuels points de vigilance.

Négocier en priorité avec les fournisseurs actuels

Lorsque cela est possible, la première démarche consiste à échanger avec les fournisseurs en place.

L’évolution des volumes, l’engagement sur une durée plus longue, le regroupement des commandes, l’optimisation de la logistique ou la révision de certaines conditions peuvent permettre d’obtenir une offre plus avantageuse.

Le fournisseur peut alors proposer :

• une baisse de prix
• de meilleures conditions de paiement
• une réduction des frais annexes
• des délais plus courts
• un engagement tarifaire
• une amélioration du service

Cette démarche permet parfois de réaliser des économies sans aucune modification opérationnelle pour l’entreprise.

Comparer pour mieux décider

Consulter d’autres fournisseurs ne signifie pas nécessairement vouloir remplacer le partenaire actuel.

Un appel d’offres ou une étude de marché permet également de vérifier :

• si les tarifs pratiqués sont toujours compétitifs
• quelles solutions sont disponibles sur le marché
• si les conditions commerciales peuvent être améliorées
• s’il existe des solutions de secours
• si l’entreprise dépend excessivement d’un seul fournisseur

La comparaison apporte des éléments objectifs pour prendre une décision et peut également renforcer la négociation avec le fournisseur actuel.

Comparer le marché ne signifie pas remplacer son fournisseur : cela permet de décider avec des éléments objectifs.

Proposer une alternative uniquement si elle est réellement avantageuse

Un changement peut être envisagé lorsqu’une solution similaire ou meilleure présente un véritable avantage en matière de prix, de qualité, de service ou de sécurisation des approvisionnements.

Dans ce cas, l’analyse ne se limite pas au tarif affiché. Elle prend également en compte :

• la qualité du produit
• les délais de livraison
• les frais logistiques
• les conditions de paiement
• la capacité de production
• la fiabilité du fournisseur
• les risques d’approvisionnement
• les éventuels coûts liés au changement

Si des tests ou une validation interne sont nécessaires, ils sont réalisés avec les équipes concernées avant toute décision.

Le client reste décisionnaire

Costratégie analyse les dépenses, consulte le marché, compare les propositions et mène les négociations.

Cependant, aucun fournisseur n’est sélectionné et aucun engagement n’est pris sans la validation du client.

L’entreprise conserve ainsi la maîtrise de ses relations fournisseurs et de ses décisions. Les différentes solutions lui sont présentées avec leurs avantages, leurs risques et leurs impacts afin qu’elle puisse choisir en toute connaissance de cause.

Optimiser sans déstabiliser

Optimiser ses achats ne consiste pas à rechercher systématiquement le prix le plus bas.

L’objectif est d’obtenir les meilleures conditions possibles tout en préservant la qualité, le service, la fiabilité des fournisseurs et la continuité de l’activité.

Parfois, la meilleure solution consiste à renégocier avec le fournisseur actuel. Dans d’autres situations, une alternative peut apporter davantage de valeur ou réduire un risque important.

L’essentiel est de prendre une décision fondée sur une analyse complète et objective.

À approfondir : découvrez l’expertise Négociation fournisseurs de Costratégie.