Diagnostic et optimisation des achats : quels livrables recevez-vous avec Costratégie ?

Un bon accompagnement achats ne se mesure pas au nombre de pages d’un rapport.

Il se mesure à ce que l’entreprise peut réellement en faire.

Comprendre ses dépenses. Identifier ses risques. Repérer ses économies potentielles. Prendre des décisions éclairées. Et surtout, disposer d’actions concrètes pour améliorer durablement ses achats.

C’est dans cette logique que Costratégie a construit ses livrables autour de deux accompagnements complémentaires : le Diagnostic Flash Achats et la mission d’Optimisation des achats.

L’objectif n’est pas de remettre une analyse théorique destinée à rester dans un dossier. Chaque livrable doit être clair, personnalisé et directement exploitable par l’entreprise et ses équipes.

Le Diagnostic Flash Achats : comprendre avant d’agir

Avant de lancer un appel d’offres ou de négocier avec un fournisseur, il est essentiel de comprendre la situation existante.

Quels sont les principaux postes de dépenses ? Quels fournisseurs représentent les plus gros volumes ? Certains tarifs n’ont-ils pas été renégociés depuis plusieurs années ? L’entreprise dépend-elle excessivement d’un fournisseur ? Quelles familles d’achats présentent le plus fort potentiel d’optimisation ?

Le Diagnostic Flash Achats permet d’obtenir cette première vision structurée.

Après un échange de cadrage et l’étude des informations disponibles, Costratégie analyse notamment les dépenses, le portefeuille fournisseurs, les conditions d’achat et les principales pratiques de l’entreprise.

Une analyse de vos pratiques achats

L’objectif est d’étudier la manière dont les achats sont actuellement organisés et pilotés.

L’analyse peut notamment porter sur :

• la façon dont les fournisseurs sont sélectionnés et consultés
• la fréquence des négociations et des mises en concurrence
• les critères utilisés pour comparer les offres
• la répartition des dépenses entre les différents fournisseurs
• le suivi des prix et des évolutions tarifaires
• la gestion des contrats et des conditions commerciales
• la circulation des informations entre les équipes
• l’existence ou non de fournisseurs alternatifs

Cette analyse ne consiste pas à juger les méthodes existantes. Elle permet de prendre du recul, d’identifier ce qui fonctionne déjà et de repérer les pratiques pouvant être renforcées.

Une cartographie claire des achats et des fournisseurs

Les données disponibles sont ensuite structurées afin de faire ressortir les informations essentielles :

• les principales familles d’achats
• les fournisseurs stratégiques
• les dépenses les plus importantes
• les situations de dépendance
• les familles ou fournisseurs à challenger en priorité
• les premières économies potentielles
• des propositions de leviers achats pertinents, comme le Redesign-to-Cost ou le Make-or-Buy

Cette cartographie aide l’entreprise à concentrer ses efforts là où l’impact potentiel est le plus important.

Toutes les dépenses ne nécessitent pas le même niveau d’attention. Le rôle du diagnostic est donc également de distinguer les actions prioritaires des sujets secondaires.

Des points de vigilance clairement identifiés

La performance achats ne repose pas uniquement sur le prix.

Un tarif attractif peut cacher des délais trop longs, une qualité insuffisante, des coûts logistiques élevés ou une dépendance risquée. À l’inverse, une relation historique avec un fournisseur peut être précieuse, tout en nécessitant une réévaluation de certaines conditions.

Le livrable met donc en évidence les principaux points de vigilance, par exemple :

• une dépendance trop importante envers un fournisseur unique
• l’absence de solution de secours
• des tarifs qui ne sont plus régulièrement challengés
• des conditions commerciales insuffisamment formalisées
• des dépenses dispersées entre trop de fournisseurs
• des contrats renouvelés sans nouvelle comparaison du marché
• un manque de visibilité sur l’évolution des prix
• des critères de sélection fournisseurs incomplets
• des risques de rupture, de qualité ou de délais

L’objectif n’est pas de créer de l’inquiétude, mais de rendre visibles les risques afin de pouvoir les anticiper.

Un guide de bonnes pratiques adapté à l’entreprise

Chaque organisation possède ses propres contraintes. Un guide utile ne doit donc pas être une liste de conseils génériques applicable de la même manière à toutes les entreprises.

Les recommandations sont adaptées à la taille de l’entreprise, à son secteur, à son organisation et à la maturité de sa fonction achats.

Le guide de bonnes pratiques peut notamment proposer :

• une méthode simple pour consulter et comparer plusieurs fournisseurs
• les critères à vérifier avant de référencer un nouveau partenaire
• une trame pour préparer une négociation
• des conseils pour suivre les prix et les conditions négociées
• des règles de validation adaptées aux montants engagés
• une méthode d’évaluation des fournisseurs
• des réflexes pour limiter les risques d’approvisionnement
• des outils simples pour centraliser les informations achats

Le but est de transmettre des pratiques réalistes, que les équipes pourront réellement appliquer au quotidien.

Un plan d’action à 30, 60 et 90 jours

Le Diagnostic Flash ne se limite pas à dresser une liste de constats.

Le livrable final hiérarchise les recommandations dans un plan d’action à 30, 60 et 90 jours. L’entreprise sait ainsi :

• quelles actions engager immédiatement
• quels fournisseurs ou familles d’achats traiter en priorité
• quels sujets nécessitent une analyse complémentaire
• quelles actions peuvent être réalisées en interne
• quelles optimisations peuvent justifier un accompagnement opérationnel

Le Diagnostic Flash Achats est proposé au tarif forfaitaire de 590 €. Sa réalisation nécessite généralement 5 à 10 jours, selon la complexité de l’entreprise et la disponibilité des données.

Il fournit une première analyse et des recommandations prioritaires, mais ne comprend pas leur mise en œuvre. L’entreprise reste libre d’appliquer le plan d’action en interne ou de poursuivre avec une mission d’optimisation.

Comprendre, prioriser, agir : un livrable achats doit donner à l’entreprise les moyens de décider.

L’Optimisation des achats : transformer les recommandations en résultats

Lorsque le Diagnostic Flash permet d’identifier les opportunités, la mission d’Optimisation des achats permet de les mettre en œuvre.

Selon les leviers retenus, Costratégie peut prendre en charge :

• le sourcing de fournisseurs
• la préparation et le lancement d’appels d’offres
• la comparaison des propositions
• la négociation des prix et des conditions commerciales
• la mise en concurrence
• la recherche de solutions alternatives
• la sécurisation des approvisionnements
• la gestion des risques et de la dépendance fournisseurs

La priorité n’est pas de changer systématiquement de fournisseur. Lorsque cela est possible, la négociation commence avec les partenaires actuels afin d’améliorer les conditions sans perturber l’organisation de l’entreprise.

Une nouvelle solution est recherchée lorsqu’elle présente un véritable intérêt économique, qualitatif ou stratégique. Dans tous les cas, le client reste l’unique décisionnaire.

Des livrables pour suivre les résultats obtenus

Pendant et à la fin de la mission d’optimisation, l’entreprise dispose d’éléments concrets pour comprendre les décisions prises et conserver la maîtrise de ses achats :

• une synthèse des consultations réalisées
• une comparaison claire des différentes propositions
• les résultats des négociations
• les nouveaux tarifs et les conditions commerciales obtenues
• les économies annuelles calculées selon la base de référence validée
• les contacts et informations nécessaires à la poursuite des achats
• les recommandations finales
• les points de vigilance à surveiller
• les bonnes pratiques permettant de maintenir les gains dans le temps

Une passation est réalisée avec les équipes concernées afin qu’elles puissent suivre les prix, contrôler les futures évolutions tarifaires et détecter d’éventuelles hausses injustifiées.

L’objectif est que l’entreprise reste autonome après la mission.

Des économies mesurées de manière transparente

Avant le début de l’optimisation, une base de référence est définie et validée avec le client.

Les nouveaux coûts sont ensuite comparés à cette référence dans des conditions comparables, en tenant notamment compte du périmètre, des volumes, de la qualité, du niveau de service et des éventuels coûts additionnels.

La rémunération de Costratégie correspond à 15 % des économies annuelles obtenues et validées. Si aucune économie n’est obtenue, aucune commission de 15 % n’est facturée.

Cette méthode permet d’aligner directement la rémunération de Costratégie sur les résultats générés pour l’entreprise.

Des livrables conçus pour durer

L’objectif d’une mission achats ne doit pas être uniquement d’obtenir une baisse de prix ponctuelle.

Une optimisation réellement utile doit également permettre de :

• mieux comprendre ses dépenses
• professionnaliser ses pratiques
• sécuriser ses approvisionnements
• améliorer le pilotage des fournisseurs
• conserver une trace des conditions négociées
• maintenir les économies dans le temps

C’est pourquoi les livrables de Costratégie associent toujours analyse, recommandations, bonnes pratiques, résultats mesurables et points de vigilance.

Parce qu’optimiser ses achats, ce n’est pas simplement payer moins cher.

C’est prendre de meilleures décisions, protéger son activité et transformer durablement ses achats en levier de performance.

À approfondir : découvrez l’approche Costratégie pour analyser, prioriser et optimiser les achats.